中小企業のDXは何から始める？失敗しにくい5ステップと「最初にシステムを入れない」考え方

「DXを進めた方がいいのは分かるけれど、何から始めればいいのか分からない」

中小企業や店舗の経営者からすると、DXという言葉は少し大きく感じるかもしれません。

AIを導入する。 紙をなくす。 新しい業務システムを入れる。 データを活用する。

どれもDXに関係しますが、最初からツールを決める必要はありません。

むしろ先にツールを選んでしまうと、

• 新しいシステムとExcelの二重管理になった
• 入力する場所だけ増えた
• 現場で使われなくなった
• 本当に減らしたかった作業が残った

という状態になることがあります。

DXの第一歩として重要なのは、「何を導入するか」ではなく、「今どこに無駄な作業があるか」を見つけることです。

この記事では、中小企業や店舗がDXを始めるときの考え方を、実際の業務改善に落とし込める5つのステップで解説します。

そもそもDXとは「紙をデジタルにすること」だけではない

DXは「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略です。

DXというと、

「紙をなくしてデジタル化すること」 「新しいシステムを導入すること」

というイメージを持つことがあります。

しかし、本来はもう少し広い考え方です。

経済産業省の「デジタルガバナンス・コード3.0」でも、DXは単なるIT導入ではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや業務、組織などを変革し、競争上の優位性を確立する考え方として整理されています。

つまり、

紙 → Excel

に変えただけでは、必ずしもDXとは言えません。

たとえば、

紙の発注書をExcelに入力するようになったものの、

店舗が入力 ↓ 本部が確認 ↓ 別のExcelへ転記 ↓ 電話で修正確認 ↓ 月末に集計

という業務がそのまま残っているのであれば、入力媒体が変わっただけです。

重要なのは、

「デジタルにしたか」ではなく、「業務そのものが改善されたか」

という視点です。

中小企業のDXは「大規模システム」から始めなくていい

DXという言葉から、

「会社全体のシステムを作り直さなければいけない」

と考える必要はありません。

実際には、

• 毎日発生する転記
• 店舗への確認電話
• 紙からExcelへの入力
• LINEでの変更連絡
• 月末の集計
• 最新ファイルの確認

など、一つの小さな業務から改善できます。

中小企業の場合、最初から会社全体を変えるより、

負担が大きく、改善効果を確認しやすい業務を一つ選ぶ

方が進めやすい場合があります。

POINT

DXの最初の質問は「何を導入する？」ではない

最初に考えたいのは、

「どのシステムを入れるか？」

ではなく、

「毎日、何に時間を取られているか？」

です。

ここを逆にすると、ツールを導入したのに業務が楽にならない状態が起こりやすくなります。

中小企業がDXを始める5ステップ

STEP1｜面倒な業務を書き出す

最初に、現在の業務で面倒だと感じている作業を書き出します。

難しい業務分析をする必要はありません。

たとえば、

• 毎朝、各店舗へ電話して確認している
• 紙の注文書をExcelへ入力している
• 同じ顧客情報を何度も入力している
• LINEで届いた内容を管理表へ転記している
• 月末に複数のExcelをまとめている
• 最新のファイルを探すことがある
• 担当者しか分からない作業がある

といった内容です。

この段階では、

「これはシステム化できるのか」

まで考えなくても構いません。

まずは現場で実際に起きている作業を見えるようにします。

STEP2｜「入力・確認・転記・集計」に分ける

書き出した業務を、もう少し細かく分解します。

たとえば店舗から本部への発注業務なら、

店舗が数量を確認 ↓ 発注内容を紙へ記入 ↓ FAX送信 ↓ 本部が内容を確認 ↓ Excelへ入力 ↓ 店舗ごとに集計 ↓ 仕入先へ発注

という流れになっているかもしれません。

この中で、

• 入力
• 確認
• 転記
• 集計
• 連絡

が何回発生しているかを見ます。

特に確認したいのが、同じ情報を人が何度も扱っていないかです。

同じ情報を別の場所へ入力し直しているのであれば、システム化によって改善できる可能性があります。

紙・FAXによる発注業務については、FAX発注をWeb化する方法でも詳しく解説しています。

STEP3｜一番負担の大きい業務を一つ選ぶ

すべての業務を一度に変える必要はありません。

まず、

• 発生頻度が高い
• 関わる人数が多い
• ミスが起きやすい
• 確認作業が多い
• 転記が多い

といった業務を優先します。

たとえば月に1回10分かかる作業より、毎日複数店舗で繰り返している作業の方が、改善対象として優先度が高くなる可能性があります。

ただし、単純に時間だけで判断する必要はありません。

短時間でも、

「ミスすると顧客対応に影響する」 「担当者が休むと業務が止まる」

といった作業は優先度が高くなります。

STEP4｜システム化する前に「なくせないか」を考える

ここは重要です。

面倒な作業を見つけたら、すぐにシステム化するのではなく、

そもそも、その作業は必要なのか

を考えます。

たとえば、

店舗が入力 ↓ 店長が確認 ↓ 本部が再確認

という業務があった場合、

「確認作業を効率化するシステム」

を作る前に、

「本当に2回確認する必要があるのか」

を検討します。

不要な業務をそのままシステム化すると、無駄な作業がデジタル上に残るだけです。

なくせる可能性がある作業

• 同じ情報の再入力
• 慣習だけで続いている確認
• 不要になった帳票
• 同じ内容の二重管理
• 集計のためだけの転記

システム化を検討したい作業

• 複数人で共有する情報
• 頻繁に検索する情報
• 履歴を残したい情報
• 店舗間で共有する業務
• ステータス管理が必要な業務
• 定期的に集計するデータ

STEP5｜必要な範囲だけ小さく作る

改善する業務が決まったら、初めてツールを検討します。

選択肢は一つではありません。

• Excelを整理する
• Googleスプレッドシートなどを利用する
• 既製SaaSを利用する
• 既存サービス同士を連携する
• 必要な部分だけWebシステムを作る

という方法があります。

既製システムで十分解決できるのであれば、それを利用する方が合理的です。

一方、

「既製システムを入れた結果、別のExcelが必要になった」

という場合は、自社の業務とサービスの仕様が合っているか確認する必要があります。

この判断については、既製システムが業務に合わない原因は？中小企業が見直すべき7つのポイントでも詳しく解説しています。

DXで最初に選びやすい業務

「どの業務から見ればよいか分からない」という場合は、次のような業務から確認してみてください。

1. 受注・発注管理

紙、FAX、電話、LINEなど複数の方法で注文が入っている場合です。

注文情報をWeb上で一元管理できれば、

受付 ↓ 確認 ↓ 処理 ↓ 完了

まで一つの流れとして管理できる可能性があります。

2. 予約管理

電話、予約サイト、SNSなど複数の経路から予約が入る業務です。

予約だけではなく、

• 顧客情報
• 来店履歴
• メッセージ
• ステータス

までつなげることで、確認作業を減らせる場合があります。

3. 顧客管理

顧客情報が、

Excel ＋ 紙 ＋ 予約システム ＋ スタッフ個人のメモ

などに分散している場合です。

必要な情報を一つにまとめることで、担当者が変わっても確認しやすくなります。

4. 複数店舗の管理

店舗ごとにExcelやLINEで報告している場合です。

本部側が、

「報告を待つ」

のではなく、

「必要なときに現在の状況を見る」

ことができれば、確認作業そのものを減らせる可能性があります。

5. 変更履歴が必要な業務

予約、発注、注文、支払いなど、

「誰が・いつ・何を変更したのか」

が重要な業務です。

現在の値だけではなく履歴を残すことで、変更確認やトラブル対応がしやすくなります。

Excelを使っているからDXが遅れているわけではない

DXを考えると、

「Excelをやめなければいけない」

と思うかもしれません。

しかし、Excelが適している業務までシステム化する必要はありません。

たとえば、

• 利用者が少ない
• 一覧・計算が中心
• 更新頻度が低い
• 複雑な権限が不要
• 現在の運用で問題がない

のであれば、Excelを使い続ける方が合理的な場合があります。

問題なのはExcelそのものではなく、

Excelの周囲に転記・確認・電話・LINE・紙などの作業が増えている状態

です。

Excel管理を見直す判断基準については、Excel管理はいつ限界？Webシステムへ移行する7つのサインで詳しく紹介しています。

AI導入も「業務整理」が先

現在は生成AIを業務に取り入れる企業も増えています。

文章作成、情報整理、分析、問い合わせ対応など、AIを活用できる業務は広がっています。

ただし、

業務が整理されていない状態でAIを導入しても、必ずしも効率化するとは限りません。

たとえば、

紙 ↓ Excel ↓ LINE ↓ 別システム

と情報が分散している状態では、AIが参照する情報自体も整理されていません。

先に、

「どこに何のデータがあるか」

を整理することで、その後のAI活用もしやすくなります。

DXとAIは別々に考えるのではなく、

業務整理 ↓ データ整理 ↓ システム化 ↓ AI活用

という流れで考える方法があります。

POINT

AIを入れる前に「データの場所」を確認する

AIに何をさせるか考える前に、

• 顧客情報はどこにあるか
• 売上情報はどこにあるか
• 発注履歴はどこにあるか
• 誰が更新しているか

を整理してみてください。

データが整理されると、AIを活用できる範囲も見えやすくなります。

DXで避けたい3つの進め方

1. ツールから決める

「AIが流行っているからAIを入れる」

「有名なシステムだから導入する」

という順番です。

ツールではなく、解決したい業務課題から考えます。

2. 最初から全部変える

受注、顧客、在庫、会計、勤怠などを一度に変更すると、現場への影響も大きくなります。

まず一つの業務から試し、

使う ↓ 問題を見つける ↓ 改善する

というサイクルを作る方が進めやすくなります。

3. 現場を見ずに設計する

経営側から見ると便利でも、実際に入力するスタッフの操作が増えていることがあります。

システム化では、

「管理者が何を見たいか」

だけでなく、

「現場がどう入力するか」

まで確認する必要があります。

MAVERAで実際に重視しているのも「業務の前後」

MAVERAでは、中小企業や店舗向けに業務システムを設計しています。

その際、現在使っているExcelや紙だけを見るのではなく、

その前に何をしているのか ↓ 誰が入力するのか ↓ 誰が確認するのか ↓ 変更があったらどうするのか ↓ 最後に何へ使うのか

まで確認します。

たとえば、これまで扱っている業務には、

• 紙で受けていた注文のWeb管理
• FAXや紙を使った店舗間発注
• 店舗独自の料金体系を含む伝票管理
• 予約と顧客情報をつなげた管理

などがあります。

共通しているのは、

「紙をWebにする」「ExcelをWebにする」こと自体が目的ではない

という点です。

入力後の確認や集計まで含めて、どこに手作業が残るのかを整理したうえで必要な機能を決めています。

DXを始めるための簡単チェックリスト

まず自社で次の項目を確認してみてください。

• 同じ内容を2回以上入力している
• 紙からExcelへ転記している
• Excelから別のExcelへ転記している
• LINEで業務上の変更連絡をしている
• 電話で状況確認することが多い
• 最新ファイルを探すことがある
• 月末の集計に手間がかかる
• 担当者が休むと分からない業務がある
• 店舗ごとの状況をすぐ確認できない
• 顧客情報が複数の場所にある
• 「確認しましたか？」という連絡が多い

当てはまる項目がある場合、すぐにシステムを導入する必要はありません。

まず、その作業が

なぜ発生しているのか

を確認するところから始めます。

中小企業のDXに関するよくある質問

DXは小規模な会社でも必要ですか？

会社規模だけで判断する必要はありません。少人数でも転記や確認などの手作業が多ければ、デジタル技術によって改善できる可能性があります。一方、現在の業務に問題がなければ、無理にシステムを導入する必要はありません。

DXを始めるなら最初に何をすればよいですか？

現在の業務で「面倒」「時間がかかる」「ミスが起こりやすい」と感じている作業を書き出します。その後、入力・確認・転記・集計などに分解すると、改善するポイントを見つけやすくなります。

Excelから始めても問題ありませんか？

問題ありません。Excelで十分管理できる業務もあります。Excelの周囲に二重入力、転記、複数ファイル、電話確認などが増えてきた場合に、別の方法を検討します。

AIを導入すればDXできますか？

AIはDXに活用できる技術の一つですが、導入するだけでDXになるわけではありません。先に業務やデータを整理し、その中でAIが有効な部分へ使う方が目的を明確にできます。

オーダーメイドシステムから始めるべきですか？

必ずしも必要ありません。Excelの改善や既製サービスで解決できる場合は、それらを利用する方が合理的です。独自業務が多く、既製サービスに合わせることで別の作業が増える場合などにオーダーメイドを検討します。

まとめ｜DXの第一歩は「システム導入」ではなく「業務を見ること」

DXを始めるとき、最初に必要なのは高機能なシステムでもAIでもありません。

まず、

「今、どこに人の手間がかかっているのか」

を見つけることです。

面倒な業務を書き出す。 ↓ 入力・確認・転記・集計に分ける。 ↓ なくせる作業をなくす。 ↓ 一番負担の大きい業務を選ぶ。 ↓ 必要ならデジタル化する。

この順番で考えると、システムを導入すること自体が目的になるのを防ぎやすくなります。

そして、すべてを一度に変える必要はありません。

一つの業務から始めて、実際に使いながら改善し、その後ほかの業務へ広げていく方法があります。

MAVERAでは、現在の紙・Excel・FAX・電話・LINEなどを含めて業務フローを整理し、必要な部分だけをWebシステムとして設計しています。

「DXしたいけれど、何をシステム化すればいいか分からない」という段階でも、まず現在の業務を整理するところから始められます。