既製システムが業務に合わない原因は？中小企業が見直すべき7つのポイント

「業務を効率化するためにシステムを導入したのに、Excelも残っている」

「システムへ入力したあと、別の管理表にも同じ内容を入力している」

「便利なはずなのに、現場ではLINEや紙の方が使われている」

このような状態になっている場合、問題はシステムの機能不足だけとは限りません。

既製の業務システムやSaaSには、短期間で導入しやすく、開発コストを抑えやすいという大きなメリットがあります。

一方で、あらかじめ決められた機能や業務フローを前提としているため、自社独自の運用が多い場合には「システムに業務を合わせる」場面も出てきます。

重要なのは、既製システムかオーダーメイドかを最初から決めることではありません。

現在の業務のどこに無理が生まれているのかを確認し、その原因に合った方法を選ぶことです。

この記事では、中小企業や店舗を想定して、既製システムが業務に合わなくなる原因と、見直すべきポイントを整理します。

既製システムが合わない＝悪いシステムではない

まず理解しておきたいのは、既製システムが自社に合わないからといって、その製品自体が悪いとは限らないということです。

既製システムは、多くの企業で共通する業務を効率化できるように設計されています。

たとえば、

• 会計
• 勤怠管理
• 給与計算
• 顧客管理
• 予約管理
• 在庫管理
• 受発注管理

など、標準化しやすい業務では既製サービスが有力な選択肢になります。

導入後すぐに利用でき、法改正や機能改善などをサービス提供側が継続して行ってくれる製品もあります。

そのため、自社の業務を既製システムの標準フローに無理なく合わせられるのであれば、わざわざ独自システムを開発する必要はありません。

問題になるのは、自社独自の業務とシステムの標準仕様との差が大きい場合です。

既製システムが業務に合わなくなる7つの原因

1. 自社独自の業務ルールが多い

企業や店舗では、長年の運用によって独自のルールが生まれていることがあります。

たとえば、

• 店舗によって扱う商品が違う
• 顧客によって料金体系が違う
• 特定の条件だけ承認が必要
• 独自の締め処理がある
• 一般的なステータスでは管理できない

といったケースです。

既製システムでは、多くの利用者が使えるように標準的な業務フローが設定されています。

自社独自の条件が増えるほど、その標準フローとの違いも大きくなります。

この差を埋めるために別のExcelや紙が必要になっているのであれば、システムだけでは業務が完結していない状態です。

2. システムにない情報をExcelで補っている

既製システムを導入したあともExcelが残ること自体は問題ではありません。

Excelが得意な集計や分析に利用するのであれば、合理的な使い分けです。

注意したいのは、

「システムで管理できないからExcelでも同じ業務を管理している」

という状態です。

たとえば、

システムへ予約を登録
↓
独自項目だけExcelへ入力
↓
変更内容をLINEで共有
↓
月末にシステムとExcelを照合

という運用です。

この場合、ツールが増えたことで業務が分散しています。

Excel管理そのものを見直す判断基準については、Excel管理はいつ限界？Webシステムへ移行する7つのサインでも詳しく解説しています。

3. 同じ情報を複数回入力している

業務システムを導入しても、

• 予約システム
• 顧客管理
• Excel
• 会計システム
• 本部用管理表

などへ同じ情報を入力しているケースがあります。

それぞれのシステム単体では便利でも、システム同士がつながっていなければ転記作業が残ります。

この場合に確認すべきなのは、

「新しいシステムを追加するべきか」

ではなく、

「現在あるデータをどこで一元管理するべきか」

です。

システムを増やすほど効率化できるとは限りません。

4. 現場の操作手順が増えている

機能が豊富なシステムでも、日常的に使う操作が複雑であれば現場に定着しないことがあります。

たとえば店舗で、

1. ログインする
2. 対象メニューを開く
3. 店舗を選択する
4. 顧客を検索する
5. 複数項目を入力する
6. 保存する

という操作が必要だったとします。

もし以前の紙では数秒で記入できていたのであれば、現場からすると「システム化したことで作業が増えた」と感じる可能性があります。

業務システムでは、機能数だけでなく、

日常業務で何回操作するのか

まで確認することが重要です。

5. 権限設定が実際の組織と合っていない

複数店舗や複数部署でシステムを利用すると、

• スタッフは自店舗だけ
• 店長は店舗全体
• エリア責任者は担当店舗
• 本部は全店舗
• 管理者だけ設定変更可能

など、役割によって必要な情報が変わります。

既製システムの権限設定が自社の組織構造と合わない場合、

「見せたくない情報まで見える」

または、

「必要な情報が見られない」

という問題が起こります。

結果として、別の管理表や共有方法を作る原因になることがあります。

6. システムの外で確認作業が発生している

業務管理では、入力することだけでなく、その後の確認も重要です。

たとえば、

「この注文は確認済みか」 「予約変更を誰が確認したか」 「この店舗は発注済みか」 「支払いは完了しているか」

といった確認です。

システム内で状態を確認できなければ、

「確認しましたか？」

というLINEや電話が発生します。

POINT

システム化では「入力後」まで見る

入力画面だけをデジタル化しても、その後に電話・LINE・紙で確認しているのであれば、業務全体としてはまだ分断されています。

入力 → 確認 → 変更 → 完了

まで一つの流れとして考えることが重要です。

7. 必要のない機能まで運用に入っている

高機能なシステムほど自社に合うとは限りません。

実際の業務では使わない項目や機能まで操作する必要があると、現場にとっては負担になります。

特に小規模な企業や店舗では、

「できることの多さ」

よりも、

「必要なことを迷わずできること」

の方が重要になる場合があります。

「システムに業務を合わせる」のは悪いことなのか？

ここは重要なポイントです。

業務をシステムに合わせること自体は、必ずしも悪いことではありません。

むしろ、昔から続いている複雑な業務をそのままシステム化すると、非効率な業務までデジタル上に再現してしまう可能性があります。

たとえば、

「昔からこの承認を3人で行っている」

という理由だけで3段階承認をシステムに組み込むのではなく、

「本当に3人の承認が必要なのか」

から考えるべきです。

つまり、

業務をシステムに合わせるべき部分と、システムを業務に合わせるべき部分を分けること

が重要です。

業務を標準化した方がよいケース

• 特別な理由のない複雑な承認
• 昔から続いているだけの作業
• 同じ情報の重複入力
• 担当者ごとに違う入力方法
• 不要になった帳票や確認作業

システムを業務に合わせたいケース

• 競争力につながる独自業務
• 店舗独自の料金体系
• 業種特有の管理方法
• 独自の顧客対応フロー
• 店舗・部署ごとの権限
• 標準化すると現場負担が増える業務

何でも現在の業務通りに作ることがオーダーメイドの目的ではありません。

不要な業務は整理し、残すべき独自業務だけをシステムに反映する方が合理的です。

既製システムを変更する前に確認したい5つのこと

1. 本当にシステムが原因なのか

最初に確認したいのは、問題の原因です。

たとえば、

「入力されない」

という問題でも、

• 画面が使いにくい
• 入力ルールが決まっていない
• 誰が入力するか決まっていない
• 入力する意味が現場へ伝わっていない

など、原因はさまざまです。

運用ルールを変えるだけで解決するのであれば、システムを変更する必要はありません。

2. 現在使っている機能を整理する

高機能なシステムを契約していても、実際に使用しているのは一部だけということがあります。

まず、

• 毎日使う機能
• 月に数回使う機能
• ほとんど使わない機能
• 本当は欲しい機能

に分けます。

これだけでも、自社に必要なシステム像が見えやすくなります。

3. システム外で行っている作業を洗い出す

ここが特に重要です。

システムの機能一覧ではなく、

業務を完了させるために実際に使っているもの

を確認します。

たとえば、

• Excel
• 紙
• FAX
• LINE
• メール
• 電話
• ホワイトボード

などです。

これらが既製システムを補うために使われているのであれば、改善余地があります。

FAX発注のように紙を中心とした業務については、FAX発注をWeb化する方法でも具体的な整理方法を紹介しています。

4. 既存システムの設定や連携で解決できないか確認する

現在使っているサービスに、

• API連携
• CSV入出力
• Webhook
• 権限設定
• カスタム項目
• 外部サービス連携

などが用意されている場合、新しいシステムへ移行しなくても改善できる可能性があります。

既存システムを捨てる前に確認しておきたいポイントです。

5. 本当に独自開発が必要か判断する

ここまで整理したうえで、

「既製サービスではどうしても業務が分断される」

のであれば、独自システムを検討します。

逆に、既製サービスで十分解決できるなら、そちらを使う方が合理的です。

既製システム・連携・オーダーメイドをどう選ぶ？

大きく分けると、選択肢は次のようになります。

方法	向いているケース	特徴
既製システムをそのまま利用	標準的な業務	導入しやすく運用負担を抑えやすい
既製システム＋運用改善	機能は足りている	ルール整理で解決できる可能性がある
既製システム＋外部連携	データ分断が問題	既存資産を残しながら改善できる
オーダーメイド	独自業務が多い	業務に合わせて必要な機能を設計できる

重要なのは、

最初からオーダーメイドありきで考えないこと

です。

MAVERAでも、既製サービスで問題なく解決できる業務まで独自開発する必要はないと考えています。

オーダーメイドシステムが向いている会社

では、どのような場合にオーダーメイドが選択肢になるのでしょうか。

独自の業務フローが競争力になっている

企業独自の運用そのものに価値がある場合です。

一般的なシステムへ業務を合わせることで、その強みまで失われるのであれば、独自設計を検討する意味があります。

複数の管理方法を一つにまとめたい

たとえば、

Excel ＋ LINE ＋ 紙 ＋ 電話

で行っている一つの業務を、

Webシステム

へまとめたいケースです。

この場合は単純なツール導入ではなく、業務フローそのものを設計する必要があります。

店舗独自の運用がある

飲食店、美容室、小売店などでは、一般的な業務でも店舗ごとに運用が大きく異なることがあります。

たとえば、

• 独自の予約ルール
• 独自の料金体系
• 複数店舗間の発注
• 特殊な会計方法
• 顧客ごとの管理項目

などです。

こうした条件が多い場合は、必要な機能だけを作る方法が候補になります。

MAVERAで実際に設計しているのも「既製品では合わせにくい部分」

MAVERAでは、中小企業・店舗向けに、業務に合わせたWebシステムを設計しています。

実際に扱っている業務には、

• 紙で管理していた受注情報
• FAXや紙による店舗間発注
• BAR独自の料金体系を含む伝票・会計管理
• 美容室の予約・顧客カルテ管理

などがあります。

共通しているのは、

既存の業務をそのままデジタル化するのではなく、現場で実際に行われている作業から必要な仕組みを決めていること

です。

たとえば店舗独自の伝票管理であれば、

「会計機能がある」

だけでは足りません。

誰がどの席にいるのか、料金プランは何か、途中参加した場合はどうするのか、支払方法が分かれた場合はどう計算するのかなど、実際の運用まで考える必要があります。

こうした部分は、一般的なシステムの機能比較表だけでは判断しにくい領域です。

MAVERAで対応している業務については、できることから確認できます。

CASE

システム選びは「機能」ではなく「業務の流れ」で考える

たとえば予約管理システムを探す場合、

「予約登録ができる」 「顧客管理ができる」

という機能だけで比較すると、多くのサービスが候補になります。

しかし実際の現場では、

予約受付 ↓ 顧客情報確認 ↓ 変更連絡 ↓ 来店 ↓ 履歴登録 ↓ 次回来店時に確認

までが一つの業務です。

必要なのは機能の数ではなく、この一連の流れがどこまで自然につながるかです。

オーダーメイドなら何でも作ればよいわけではない

独自開発にも注意点があります。

機能を自由に追加できるからといって、希望するものをすべて実装すると、

• 開発費が増える
• 操作が複雑になる
• テスト範囲が増える
• 保守する機能が増える

という問題が起こります。

そのため、最初は

「この機能がなければ業務が成立しない」

というものから優先します。

運用開始後に必要性が分かった機能を追加する方が、結果として使いやすいシステムになる場合があります。

MAVERAでも、必要な機能だけから始め、運用後に改善・追加できる設計を基本としています。

システムを見直すときのチェックリスト

現在使っているシステムについて、次の項目を確認してみてください。

• システムとExcelで同じ情報を管理している
• 同じ内容を複数回入力している
• システムにない項目を紙で管理している
• LINEや電話で変更内容を共有している
• 現場スタッフがシステムを使わなくなっている
• 不要な入力項目が多い
• 必要な情報を一覧で確認できない
• 店舗や部署ごとの権限設定が合わない
• 変更履歴を確認できない
• 別システムへの転記が発生している
• システム導入前より確認作業が増えている

一つ当てはまったからといって、システムを変更する必要はありません。

ただし複数の項目が日常的に発生している場合は、

現在のシステムではなく、業務全体の流れを一度整理する価値があります。

既製システムとオーダーメイドに関するよくある質問

既製システムが使いにくければ、すぐにオーダーメイドへ変更した方がよいですか？

必ずしもそうではありません。現在の設定変更や運用ルールの整理、外部サービスとの連携によって改善できる場合があります。まず何が使いにくさの原因なのかを整理することが重要です。

Excelが残っていたらシステム導入は失敗ですか？

そうとは限りません。Excelが適している集計や分析に使っているのであれば問題ありません。注意したいのは、システムで管理できない業務を補うために同じ情報をExcelへ再入力している場合です。

SaaSを複数使うのと、一つのシステムにまとめるのはどちらがよいですか？

業務によります。それぞれのSaaSが得意な領域を利用し、データ連携できるのであれば複数サービスを使う方法も有効です。一方、サービス間の転記や確認が増えている場合は、一元化や連携を検討する余地があります。

オーダーメイドシステムは大企業向けではありませんか？

システムの規模によります。企業全体の基幹システムをゼロから開発する場合は大規模になりますが、一つの業務だけを対象に必要な機能を絞って開発する方法もあります。

自社にどの方法が合うか分からない場合はどうすればよいですか？

現在使っているシステム名から考えるのではなく、「誰が・何を入力し・その後誰が確認し・最終的に何をしたいのか」を整理します。現在使っているExcel、紙の帳票、LINEや電話で行っている確認も含めて書き出すと、必要な仕組みが見えやすくなります。

まとめ｜システムを変える前に、業務の流れを見直す

既製システムが業務に合わないと感じたとき、すぐに別のサービスへ乗り換える必要はありません。

まず確認したいのは、

「現在の業務のどこで、システム外の作業が発生しているか」

です。

既製システムで十分な部分はそのまま利用する。

設定変更で解決できる部分は改善する。

システム同士をつなげられるなら連携する。

それでも独自業務に対応できない部分が残るのであれば、オーダーメイドを検討する。

この順番で考えることで、必要以上に大きなシステムを導入することを避けられます。

MAVERAは、既製品に業務を合わせることを前提にせず、現在の業務フローを整理したうえで必要な仕組みを設計しています。

「今のシステムが微妙だけれど、何を変えればいいのか分からない」という段階でも、まず現在の業務を整理するところから始められます。

自社の業務に合った方法を相談したい場合は、MAVERAへのお問い合わせからご相談ください。