FAX発注をWeb化する方法｜進め方・必要な機能・システム選びを解説

FAXで発注書を送り、受け取った内容を確認し、必要に応じてExcelなどへ入力する。

こうした発注業務は、取引件数や店舗数が少ないうちは大きな問題にならなくても、業務量が増えるにつれて確認・転記・集計・履歴管理の負担が大きくなりやすくなります。

FAX発注をWeb化するときに重要なのは、FAX機をなくすことではなく、発注情報を最初からデータとして扱い、その後の確認・変更・集計まで一つの流れとして設計することです。

この記事では、中小企業や複数店舗を運営する企業を想定して、FAX発注をWeb化する方法、必要になりやすい機能、システムの選び方、導入手順まで解説します。

FAX発注のWeb化とは？

FAX発注のWeb化とは、紙やFAXでやり取りしている発注情報を、パソコン・スマートフォン・タブレットなどから入力し、Web上で管理できる仕組みに変更することです。

たとえば、これまで

1. 発注書を作成する
2. FAXで送信する
3. 受け取った側が内容を確認する
4. 必要に応じてExcelなどへ入力する
5. 電話やLINEで内容を確認する

と進めていた業務を、

1. Web画面から商品や数量を入力する
2. 発注情報を送信する
3. データとして自動保存する
4. 管理画面から内容を確認する
5. ステータスや変更履歴を確認する

という流れに変えていきます。

紙の発注書をPDFにしてメールで送る方法もデジタル化の一つですが、それだけでは入力・集計・検索などの手作業が残ることがあります。

POINT

FAXをなくすことだけが目的ではない

FAX発注のWeb化を考えるときは、「FAXを何に置き換えるか」だけでなく、FAXの前後で発生している作業をどこまで整理できるかを見ることが重要です。

FAX発注をWeb化すると何が変わる？

大きな違いは、発注内容を最初からデータとして扱えることです。

紙・FAXの場合

• 発注書を作成する
• FAXを送信する
• 紙やPDFで内容を確認する
• 必要に応じてExcelなどへ転記する
• 過去のFAXやファイルから履歴を探す
• 電話やLINEで確認する
• 修正後の内容が分かりにくくなる場合がある

Webシステムの場合

• Web画面から発注する
• 発注内容をそのままデータとして保存する
• 店舗や日付ごとに一覧表示する
• 過去の発注を検索する
• ステータスを画面上で確認する
• 必要に応じて変更履歴を残す
• 集計やCSV出力につなげる

ただし、Web化すれば自動的にすべての業務が効率化されるわけではありません。

現在の発注フローに合っていないシステムを導入すると、Webシステムへの入力とは別にExcelや紙での管理が残り、かえって二重管理になることもあります。

FAX発注で起こりやすい5つの課題

1. 同じ情報を何度も入力する

発注書を作成した後、発注内容をExcelや別の管理システムへ再入力している場合、同じ情報を複数回入力することになります。

入力作業が複数あるほど、その都度確認も必要になります。

2. 発注内容を一覧で把握しにくい

FAXでは、過去の発注を確認するために紙のファイルや受信履歴などを探す必要があります。

特に複数店舗で利用している場合、

• どの店舗が
• いつ
• 何を
• いくつ発注したのか

をまとめて確認するには、別途集計が必要になることがあります。

3. 現在の状況が分かりにくい

FAXを送信しただけでは、

「確認されたのか」 「処理が進んでいるのか」 「対応が完了したのか」

まで把握できないケースがあります。

その結果、電話やLINEなどで確認する作業が発生します。

4. 変更履歴が分かりにくい

発注後に数量などを変更し、FAXを送り直したり電話で訂正したりすると、どの情報が最新なのか分かりにくくなることがあります。

複数人が関わる業務では特に注意が必要です。

5. 店舗や拠点が増えるほど管理が複雑になる

1店舗では問題なく運用できていたFAX発注でも、店舗や部署が増えると、本部側で確認・整理する情報量も増えます。

この段階では、FAXそのものよりも発注後の情報管理がボトルネックになっている場合があります。

FAX発注をWeb化する4つの方法

FAX発注をWeb化する方法は一つではありません。

現在の業務量、取引先、店舗数、必要な機能によって適した方法が変わります。

方法	向いているケース	特徴
インターネットFAX	相手先がFAXを利用している	現在のFAX運用を大きく変えず紙を減らしやすい
Webフォーム	発注内容が比較的シンプル	小規模なWeb化から始めやすい
既製の受発注システム	標準的な発注業務	必要な機能があらかじめ用意されている
オーダーメイドシステム	独自ルールや複数店舗運用がある	現在の業務に合わせて設計できる

1. インターネットFAXを利用する

インターネットFAXは、パソコンやスマートフォンなどからFAXを送受信できるサービスです。

取引先がFAXを利用しており、発注方法自体をすぐに変更できない場合などに利用しやすい方法です。

一方、発注情報自体はFAXとしてやり取りするため、

• 商品別集計
• 店舗別管理
• ステータス管理
• 承認
• データ分析

まで行いたい場合は、別の仕組みが必要になります。

FAXをデジタルで送受信することと、発注業務そのものをWeb化することは同じではありません。

2. Webフォームを利用する

入力する内容がシンプルであれば、Webフォームを使って発注する方法があります。

たとえば、

• 店舗名
• 商品
• 数量
• 希望日
• 備考

などを入力し、回答内容を表形式で管理します。

比較的小さく始めやすい一方で、商品数や店舗数が増え、

• 商品マスタ
• 店舗ごとの権限
• 承認
• ステータス管理
• 変更履歴

などが必要になると、フォームだけでは管理しにくくなることがあります。

3. 既製のWeb受発注システムを利用する

標準的な発注フローであれば、既製のクラウド型受発注システムを利用する方法があります。

商品登録、発注、注文履歴、取引先管理などが用意されており、自社の業務と機能が合えば合理的な選択です。

一方、

「店舗によって発注できる商品が違う」 「独自の承認方法がある」 「特殊な集計方法がある」

など、自社独自の条件が多い場合は、システム側に業務を合わせる必要が出ることがあります。

4. 自社業務に合わせたWebシステムを作る

既製システムでは対応しにくい場合、自社の発注フローに合わせてWebシステムを設計する方法があります。

たとえば、

• 店舗ごとの専用画面
• 店舗ごとに異なる発注商品
• 本部による全店舗の確認
• 承認機能
• ステータス管理
• 変更履歴
• CSV出力
• 外部システムとの連携

などを、必要な業務に合わせて設計できます。

ただし、すべての企業にオーダーメイド開発が必要なわけではありません。

既製サービスで問題なく運用できるのであれば、既製システムを利用する方が適しているケースもあります。

Web化する前に「FAXの前後」を整理する

発注システムを探す前に、現在の業務を整理することが重要です。

確認するのは、FAXを送信している瞬間だけではありません。

発注前

• 誰が発注するのか
• 何を見て数量を決めているのか
• 承認は必要か
• 店舗ごとにルールが違うか

発注時

• どこへ送るのか
• 何を入力しているのか
• 発注期限はあるか
• 発注単位にルールがあるか

発注後

• 誰が確認するのか
• 修正やキャンセルはどうするのか
• 完了したことをどう確認するのか
• 集計しているのか
• Excelや別システムへ転記しているのか

ここまで整理すると、

「FAXだけを置き換えればよいのか」

それとも、

「発注後の管理までシステム化した方がよいのか」

が見えやすくなります。

Web発注システムに必要になりやすい機能

すべての機能を最初から導入する必要はありません。

現在の業務で必要なものから検討します。

発注入力

商品、数量、希望日、備考などを入力する基本機能です。

店舗から日常的に使用する場合は、入力項目を増やしすぎず、スマートフォンからでも操作しやすいことが重要です。

店舗・部署・利用者管理

複数店舗の場合、

「誰がどの店舗の情報を確認できるのか」

を設計します。

店舗担当者は自店舗だけ、本部担当者は全店舗を閲覧できるなど、役割に応じた権限設定が考えられます。

商品マスタ

商品名、商品コード、発注単位などを登録します。

商品名を毎回自由入力するよりも、選択式にすることでデータを整理しやすくなります。

発注ステータス

たとえば、

• 未確認
• 確認済み
• 処理中
• 完了
• キャンセル

など、現在の状態を表示します。

FAX送信後に「届いていますか？」と確認することが多い業務では、検討する価値があります。

変更履歴・操作履歴

誰が、いつ、何を変更したかを確認できるようにする機能です。

複数の担当者が同じ発注情報を扱う場合は、変更後の内容だけでなく経緯も確認できる設計が役立ちます。

通知

新規発注や変更があった際に、メールなどで担当者へ知らせます。

ただし、通知を増やしすぎるとかえって確認されなくなるため、重要なタイミングに絞ることが大切です。

検索・CSV出力

過去の発注を、

• 日付
• 店舗
• 商品
• 発注先

などで検索できる機能です。

会計や分析など別の業務でデータを利用する場合には、CSV出力も検討します。

複数店舗では「本部と店舗の両方が使いやすいか」が重要

複数店舗を運営している企業では、発注をWeb化する目的はペーパーレスだけではありません。

店舗側には、

「簡単に発注できること」

が求められます。

一方、本部側には、

• どの店舗が発注したか
• 発注されていない店舗はあるか
• 何の商品が何個必要なのか
• 内容が変更されていないか

などをまとめて確認できることが求められます。

店舗側だけ、本部側だけを見て設計すると、どちらかの作業が複雑になる可能性があります。

CASE

MAVERAで設計しているFAX発注Web化の例

MAVERAでは、複数店舗を運営する企業から、事務所から各店舗へ紙のFAXで行っていた発注業務をWeb上で完結させたいという相談をもとにシステム設計を進めています。

このケースでも、FAX用紙をそのままWeb画面へ置き換えるだけではありません。

検討する必要があるのは、

• どの店舗への発注なのか
• 店舗ごとに何を表示するのか
• 現在の発注内容は何か
• 誰が内容を確認したのか
• 後から変更された場合にどう記録するのか

といった、FAXの前後にある業務です。

MAVERAでは、こうした現場の流れを整理し、必要な機能を決めていくことを重視しています。

既製システムとオーダーメイドはどちらを選ぶ？

判断するときは、「どちらの方が高機能か」ではなく、現在の業務との相性を確認します。

既製システムが向いているケース

• 一般的な受発注フローで運用できる
• 独自ルールが少ない
• 必要な機能がすでに用意されている
• システムに合わせて業務を整理できる
• 早く運用を開始したい

オーダーメイドが向いているケース

• 独自の発注ルールがある
• 店舗ごとに運用が異なる
• 特殊な権限や承認が必要
• 既存システムとの連携が必要
• 必要な機能だけで構成したい
• 既製品に合わせると別の手作業が増えてしまう

MAVERAでは、オーダーメイド開発が常に最適だとは考えていません。

既製サービスで現在の業務を無理なく実現できるのであれば、それも合理的な選択です。

一方で、システムに業務を合わせた結果、

「結局Excelも使う」 「紙も残る」 「別の場所にも入力する」

という状態になるのであれば、業務にシステムを合わせる方法を検討する余地があります。

MAVERAがどのような考え方で業務システムを設計しているかについては、MAVERA公式サイトでも紹介しています。

FAX発注をWeb化する6つのステップ

1. 現在の発注フローを整理する

最初に、

「誰が → 何を見て → 何を入力し → 誰へ送り → その後どうするのか」

を書き出します。

現在使用しているFAX発注書も重要な資料になります。

2. Web化する範囲を決める

最初からすべてを置き換える必要はありません。

たとえば、

「まず発注入力と一覧管理だけWeb化する」

という始め方もできます。

3. 必要な機能を決める

「あると便利」という理由だけで機能を増やさず、

「現在どの作業に時間や手間がかかっているのか」

から優先順位を決めます。

4. Web化する方法を選ぶ

業務内容に応じて、

• インターネットFAX
• Webフォーム
• 既製の受発注システム
• オーダーメイドシステム

などから選択します。

5. 小さくテストする

複数店舗の場合は、一部の店舗や一つの業務から試す方法があります。

実際に現場で使うことで、設計段階では分からなかった操作上の問題が見つかることもあります。

6. 運用を確認しながら広げる

問題がなければ対象店舗や業務を広げます。

取引先や現場の事情でFAXをすぐに廃止できない場合は、一定期間併用する方法もあります。

POINT

最初から100％のWeb化を目指す必要はない

FAXが残ること自体を失敗と考える必要はありません。

まずは転記、確認、集計など、負担が大きい部分から改善し、必要に応じてWeb化する範囲を広げる方法があります。

FAX発注のWeb化で失敗しやすいポイント

FAX用紙をそのまま画面にする

現在のFAX帳票をそのままWebフォームにしても、その前後の作業が変わらなければ手作業が残ります。

Web化するときは、

「この項目は本当に必要なのか」

というところから見直します。

最初から機能を増やしすぎる

将来的に必要になるかもしれない機能まで最初から入れると、操作もシステムも複雑になります。

まずは日常的に発生する業務を優先する方が運用しやすくなります。

現場の利用端末を考えていない

店舗では、常にパソコンを開いているとは限りません。

スマートフォンやタブレットで利用するのであれば、最初からその操作を前提に設計する必要があります。

FAXをなくすことだけを目標にする

取引先や現場の事情によっては、FAXをすぐに完全廃止できないことがあります。

FAXの廃止率よりも、

• 二重入力が減ったか
• 確認作業が整理されたか
• 必要な情報を探しやすくなったか

といった実際の業務を見ることが重要です。

電子取引データの保存にも注意する

発注情報をWeb上でやり取りする場合は、業務上の履歴だけでなく、税務上の保存ルールについても確認が必要です。

国税庁では、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する情報を電子的に授受した場合、電子取引データとして保存が必要になることを案内しています。

また、保存にあたっては、改ざん防止や検索などについて一定の要件があります。

発注システムを導入する場合は、「画面上に履歴が残るから大丈夫」と自己判断せず、自社が保存すべき取引情報と運用方法を確認してください。

詳しい要件については、国税庁の「電子帳簿等保存制度」の最新情報を確認し、必要に応じて税理士などの専門家へ相談することをおすすめします。

NOTE

システム上の履歴と税務上必要な保存は分けて考える

「誰が発注内容を変更したか」という業務上の操作履歴と、「電子取引データをどのように保存する必要があるか」は別の論点です。

システムを設計するときは、業務管理と法令対応を混同しないことが重要です。

FAX発注のWeb化にかかる費用は何で変わる？

必要な費用は、単に「FAXをWeb化する」という条件だけでは決まりません。

主に、

• 利用する店舗・ユーザー数
• 商品数
• 商品マスタ
• 発注先の数
• 承認機能
• 権限設定
• 変更履歴
• 通知
• CSV入出力
• 外部システム連携
• スマートフォン対応
• 保守・運用方法

などによって変わります。

そのため、最初からシステムの金額だけを比較するよりも、

現在どこに手間がかかり、どこまでをWeb化したいのか

を整理したうえで比較することが重要です。

FAX発注をWeb化する前のチェックリスト

システムを検討するときは、次の項目を確認してみてください。

• FAXでの発注件数が多い
• 発注内容を別の場所へ再入力している
• 複数店舗や複数担当者が関わっている
• 過去の発注内容を探すことがある
• FAX送信後に電話やLINEで確認している
• 発注後の変更が発生する
• 店舗ごとの集計が必要
• 承認フローがある
• スマートフォンから操作したい
• CSVでデータを取り出したい
• 既存システムと連携したい

該当する項目が多い場合は、インターネットFAXへの変更だけでなく、発注管理そのものをWeb化する余地があります。

FAX発注のWeb化に関するよくある質問

すべての取引先や店舗を一度にWeb化する必要がありますか？

ありません。一部の店舗や発注先からWeb化し、FAXと一定期間併用しながら移行する方法もあります。重要なのは、現在の業務を止めずに移行できる方法を設計することです。

Excelで発注管理している場合もWeb化する意味はありますか？

複数人が同じExcelを扱っている、店舗ごとにファイルが分かれている、発注後の確認をLINEや電話で行っている、といった場合はWeb化を検討する余地があります。一方、少人数で現在のExcel運用に問題がなければ、無理にシステム化する必要はありません。

今使っているFAX発注書をそのまま活用できますか？

現在の発注書は、システム設計の重要な資料になります。ただし、そのまま画面化するのではなく、不要な項目や重複している作業がないかを確認したうえでWeb画面を設計する方が実用的です。

Web化した後もFAXを残せますか？

可能です。取引先や一部店舗だけFAXを残し、その他をWebへ移行する運用も考えられます。FAXを完全になくすことよりも、負担の大きい業務をどこまで減らせるかを基準に考える方が現実的です。

自社に既製システムとオーダーメイドのどちらが合うか分からない場合は？

まず現在の発注書と業務フローを整理します。必要な機能と独自ルールが分かれば、既製サービスで対応できる範囲と、個別設計が必要な範囲を比較しやすくなります。

まとめ｜FAXではなく発注業務全体を見る

FAX発注をWeb化する方法には、

• インターネットFAX
• Webフォーム
• 既製の受発注システム
• オーダーメイドシステム

などがあります。

どの方法が適しているかは企業によって異なります。

重要なのはFAXをなくすことだけを目的にせず、

発注 → 確認 → 変更 → 集計 → 履歴管理

まで含めて業務全体を見ることです。

特に複数店舗を運営している場合は、店舗が簡単に発注できることと、本部が全体を確認できることの両方を考える必要があります。

MAVERAでは、既製品に業務を合わせることを前提にせず、現在の業務を整理したうえで、必要な部分をシステム化する考え方を大切にしています。

「FAXをWeb化したいが、何から変えればいいか分からない」という段階であれば、まず現在使用している発注書と、その前後で行っている作業を整理するところから始めてみてください。

自社の業務に合わせたシステム化について相談したい場合は、MAVERAへのお問い合わせからご相談いただけます。